Declaratiile substitutive de certificare, pe hartie simpla, nu au nevoie de autentificarea semnaturii. Pot fi trimise prin posta sau prin e-mail, impreuna cu solicitarile respective, daca sunt insotite de copia unui document de identitate italian sau a al unui alt Stat membru UE pe care apare deja semnatura.

Fac exceptie certificatele medicale, sanitare, veterinare, de origine, de conformitate CE, de marca sau brevete, care nu pot fi substituite de un alt document.

Declaratii substitutive ale actului notarial

Toate celelalte statute, fapte sau calitati personale se dovedesc de catre persoana interesata, cu titlu definitiv, prin declaratie substitutiva a actului notarial, semnata de interesat in prezenta functionarului institutiei in cauza, cu exceptia cazurilor prevazute in mod expres de lege.

Declaratia poate face referire si la statuturi, fapte si calitati personale referitoare la alti subiecti pe care interesatul ii cunoaste direct (sot/sotie, fii, parinti etc). Aceasta poate atesta ca o copie unei publicatii este conforma cu originalul.

Semnarea declaratiei substitutive a actului notarial, daca este insotita de o solicitare sau este legata de o solicitare, nu trebuie autentificata. Daca declaratia nu este legata de o solicitare, atunci semnatura trebuie autentificata.

In cazul in care este necesara controlarea unei declaratii substitutive a actului notarial, daca datele pot fi certificate sau atestate de catre o alta autoritate publica, Biroul, in termen de 15 zile solicita direct documentatia necesara autoritatii competente. In acest caz, pentru a accelera procedura, persoana interesata poate transmite, chiar si prin e-mail o copie, chiar daca nu este autentificata, a certificatelor pe care le detine deja.

Verificari

Birourile sunt obligate sa verifice veridicitatea declaratiilor substitutive prin intermediul controalelor-ancheta in toate cazurile in care exista indoieli intemeiate.

Pasapoarte

Semnatura pe actele de consimtire necesare eliberarii pasaportului nu trebuie autentificata. De fapt, consimtamantul este considerat parte a unui act unitar (solicitare, declaratie substitutiva de certificare, consimtamant), chiar si in cazul in care acesta se afla pe o foaie separata, anexata solicitarii.

Fotografiile persoanelor interesate trebuie insa autentificate, conform Legii pasapoartelor 1185/1967, art.16, alineatul 2, si reafirmat in art. 2, alineatul 7 al Legii 127/1997.

Autentificarea se efectueaza de catre functionarul care primeste solicitarea, in cazul in care persoana interesata se prezinta personal la Biroul Consular.

Daca insa solicitarea este expediata prin posta, trebuie sa fie insotita, pe langa copia unui document de recunoastere, si de fotografia autentificata. Aceasta autentificare poate fi efectuata chiar si la autoritatile locale competente si trebuie sa fie conforma normelor de legalizare.

Pentru preschimbarea pasaportului, nu sunt necesare fotografia autentificata si copia documentului de identitate.

BAZE NORMATIVE

• Legea n. 15 din 4 ianuarie 1968 (GU n. 23 din 27 ianuarie 1968)
• Legea n. 390 din 11 mai 1971 (GU n. 158 din 24 iunie 1971)
• Legea n. 127 din 15 mai 1997 (Suplim. ord. GU n. 113 din 17 mai 1997)
• Legea n. 191 din 16 iunie 1998 (Suplim. ord. GU n. 142 din 20 iunie 1998) DPR 20 octombrie 1998 n. 403, Regulamentul de actualizare a art. 1,2 si 3 a legii 12 7/1997 in materie de simplificare a certificarilor administrative (GU n. 275 din 24 noiembrie 1998)
• Circulara PCM n. 4/98 din 2 7 mai 1998 privind actualizarea legii 12 7/199 7 (GU n. 124 din 30 mai 1998)
• Circulara PCM n. 1.1.26/10888/9.84 din 5 februarie 1999 privind actualizarea DPR 403/1988 (GU n. 33 din 10 februarie 1999)
• DM n. 171 din 3 martie 1995, Regulamentul de actualizare a articolelor 2 si 4 din legea 241/1990, privind normele in materie de proceduri administrative, relative la proceduri aflate in competenta organelor Administratiei afacerilor externe (Suplim. ord. GU n. 112 din 16 mai 1995)